Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen (Ara) käyttämä monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä Jira Service Management (jäljempänä JSM) on viraston sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden yhteydenottoja. Asiakaspalvelujärjestelmään tallentuvat asiakkaiden ARAlle lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse ja yhteydenottolomakkeilla esittämät palvelupyynnöt liittyen:
Tietojasi saattaa löytyä tästä rekisteristä, jos olet tehnyt palvelupyynnön tai jättänyt tiedustelun ARAlle yllä luetelluissa asioissa.
Asiakaspalvelujärjestelmän ensimmäinen versio on julkaistu helmikuussa vuonna 2023.
Tämä seloste on laadittu 20.02.2023
Selostetta on päivitetty viimeksi 20.02.2023
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt
Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (Ara)
Kirkkokatu 12, 15140 Lahti
PL 30, 15141 Lahti
Puhelin (vaihde): 029 525 0800
Sähköposti: kirjaamo.ara@ara.fi
Yhteyshenkilö: Anna-Kaisa Lehikoinen
Tietosuojavastaava
Maiju Olli
Puhelin (vaihde): 029 525 0800
Sähköposti:tietosuojavastaava.ara@ara.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
JSM-järjestelmä mahdollistaa ARAn asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään ARAn asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa.
Aran sähköisen asiakaspalvelujärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Aran lakisääteistä ohjaus- ja valvontatehtävää, josta säädetään asumisoikeuslaissa (393/2021).
Henkilötietojen säilytysaika
Järjestelmään kirjattuja tietoja säilytetään 18 kuukautta yhteydenotosta luodun tiketin sulkemisen jälkeen.
Käsiteltävät henkilötiedot
JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta:
- etunimi ja sukunimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin tai yhteydenottolomakkeen saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat.
Kaikista asiakkaiden yhteydenotoista ei kerry kaikkia tietoja vaan yhteydenottokanavasta ja asiasta riippuen rekisteriin kerättävät tietosisällöt vaihtelevat. Esimerkkinä puheluista jää henkilötietona minimissään puhelinnumero rekisteriin, jos soittaja kysyy yleistä neuvoa eikä kerro nimi- ja yhteystietojaan puhelun aikana. Toisaalta yhteydenotto saattaa sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja.
Järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat myös:
- rooli käyttäjäryhmän jäsenenä
Muu tietosisältö:
- asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt sekä mahdolliset liitteet
- viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta järjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle.
Palvelun toimittaja on Atlassian, jolta Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ostaa kyseisen palvelun. Atlassianin kanssa on laadittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Aran kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Aran kirjaamo:
Puhelin (vaihde): 029 525 0800
Sähköposti: kirjaamo.ara@ara.fi
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Aran palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelin (kirjaamo): 029 566 6768
Lisätietoa mahdollisen ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.