Ara käyttämä monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä Jira Service Management (jäljempänä JSM) on viraston sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden yhteydenottoja. Asiakaspalvelujärjestelmään tallentuvat asiakkaiden Aralle lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse ja yhteydenottolomakkeilla esittämät palvelupyynnöt, jotka liittyvät Aran ohjauksen ja valvonnan palvelualueen asioihin, esimerkiksi asukasvalintoihin tai vuokranmääritykseen.
Tietojasi saattaa löytyä asiakaspalvelujärjestelmän rekisteristä, jos olet tehnyt palvelupyynnön tai jättänyt tiedustelun Aralle yllä luetelluissa asioissa.
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
-
Rekisterinpitäjä: Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus Ara, PL 30, 15141 Lahti
-
Rekisterinpitäjän edustaja: Mira Saaristo
-
Tietosuojavastaava: Maiju Olli, tietosuojavastaava.ara@ara.fi
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
JSM-järjestelmä mahdollistaa Aran asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään Aran asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa.
Aran asiakaspalvelujärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Aran lakisääteistä ohjaus- ja valvontatehtävää, josta säädetään muun muassa vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetussa laissa (604/2001).
Käsiteltävät henkilötiedot
JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta:
-
etunimi ja sukunimi
-
sähköpostiosoite
-
puhelinnumero
-
yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin tai yhteydenottolomakkeen saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat.
Kaikista asiakkaiden yhteydenotoista ei kerry kaikkia tietoja vaan yhteydenottokanavasta ja asiasta riippuen rekisteriin kerättävät tietosisällöt vaihtelevat. Esimerkkinä puheluista jää henkilötietona minimissään puhelinnumero rekisteriin, jos soittaja kysyy yleistä neuvoa eikä kerro nimi- ja yhteystietojaan puhelun aikana. Toisaalta yhteydenotto saattaa sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja.
Järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta JSM-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat myös:
-
rooli käyttäjäryhmän jäsenenä
Muu tietosisältö:
-
asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt sekä mahdolliset liitteet
- viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta järjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle.
Palvelun toimittaja on Atlassian, jolta Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ostaa kyseisen palvelun. Atlassianin kanssa on laadittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysajat
Järjestelmään kirjattuja tietoja säilytetään 18 kuukautta yhteydenotosta luodun tiketin sulkemisen jälkeen.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Aran kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
- Puhelin (vaihde): 029 525 0800
- Sähköposti: kirjaamo.ara@ara.fi
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Aran palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Lisätietoa mahdollisen ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.