På denna sidan beskrivs hur vi behandlar information i ARAs ordningsnummerregistret. Den här beskrivning gäller tjänsten för medborgare.
Ordningsnummerregister har publicerats 380..2023. Gå till ordningsnummerregister
Registeransvarig och dataskyddsombud
-
Personuppgiftsansvarig: Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (Ara), Kirkkokatu 12/PB 30, 15141 Lahtis
-
Den personuppgiftsansvariges representant: Minna Kärkkäinen
-
Dataskyddsombud: Maiju Olli, tietosuojavastaava.ara(at)ara.fi
Syftet med behandlingen
Behandlingen grundar sig på registeransvarigens lagstadgade förpliktelse.
Enligt 15 § i lagen om bostadsrättsbostäder (393/2021) är ARA registeransvarig för ordningsnummerregistret. Sökande av bostadsrätt måste ansöka om ordningsnummer från ARA. Sökande av ordningsnummer uppger sitt eller sina namn samt personbeteckning för att identifiera ordningsnumret. Ordningsnumret är giltigt i två år från utfärdandedatum. Giltigheten för ordningsnumret upphör också när sökanden ingår en bostadsrättsavtal med det gällande ordningsnumret.
Enligt lagen om bostadsrättsbostäder det är ARAs uppgift att styra och övervaka väljande av invånare, bestämning av bruksvederlagen samt användning och överlåtelse av bostadsrättslägenheter. För lagstadgade uppgifter samlar ARA information i ordningsnummerregistret om bostadsrätthavaren, användningen av bostadsrättslägenheter samt bruksvederlagsnivåerna.
Beskrivning av grupper av registrerade och kategorier av personuppgifter
I ordningsnummerregister sparas följande information om personer som ansöker om ordningsnummer:
- namn
- personnummer
- adressuppgifter
- telefonnummer
- e-postadresser.
Som ytterligare information sparas följande uppgifter om dem som ansöker om ordningsnummer:
- antal familjemedlemmar
- namn och personnummer för myndiga familjemedlemmar
- information om den sökta bostadsrättslägenheten
I register sparas också information om användningen av ordningsnumret.
Utöver detta sparas följande uppgifter om bostadsrättshavare antingen i samband med väljande av invånare eller vid överlåtelsen av bostaden:
- namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer och e-postadresser för personer som har ingått bostadsrättsavtal.
- antal familjemedlemmar under 18 år.
- namn och personnummer för familjemedlemmar mellan 18–54 år.
- familjens ekonomiska uppgifter.
- uppgifter om bostadsrättslägenheten: adress, yta, bostadsrättsavgift och bruksvederlag vid avtalstillfället.
Den registrerade eller personen som han eller hon har givit fullmakt åt lägger in de nödvändiga uppgifterna för ansökan om ordningsnummer. Övriga uppgifter i registret läggs till av bostadsrättsföreningen.
Grupper till vilka personuppgifter lämnas ut eller har lämnats ut
Personuppgifterna i ordningsnummerregistret behandlas av bostadsrättssamfund. Enligt 15 § i lagen om bostadsrätt bör bostadsrättssamfund vid erbjudande om bostad till en ordningsnummehavare kontrollera ordningsnumrets giltighet och riktighet i ordningsnummerregistret. Bostadsrättssamfundet markerar ordningsnumret som användt i registret när bostadssökanden tar emot bostadsrätten som ordningsnumret berättigar till.
Betaltjänstleverantör för ordningsnummerregistret är Paytrail Oyj, till vilken följande uppgifter överförs i samband med betalningstransaktionen från ordningsnummeransökaren:
- för- och efternamn
- e-postadress
- telefonnummer
- adressuppgifter.
Uppgifter som samlas in vid process för invånarval kan, i anonymiserad form, lämnas ut till kommunen för bostadspolitiska ändamål och för användning i markanvändningsplanering.
Uppgifter om överföring av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation
Personuppgifter överförs inte till ett tredjeland eller en internationell organisation.
Den tid uppgifter förvaras
Personuppgifterna förvaras i fem år.
Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
A. Manuellt material
Manuellt material behandlas av utbildad personal enligt uppgifternas skyddsnivå. Informationen inom registret är skyddad mot obehörig insyn, ändring och borttagning.
B. Behandling av digitalt material
Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna.
Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.
Den registrerades rättigheter
Granskningsrätt
Den registrerade har rätt att begära åtkomst till uppgifter som gäller hen själv, dvs. granska uppgifterna i personregistret. Information angående ansökan om ordningsnummer kan granskas genom att logga in i ordningsnummerregistret. Begäran om granskning av egna uppgifter kan skickas också till ARAs registratorskontor. Var beredd att styrka din identitet. Nedan kontaktuppgifter till ARAs registratorskontor:
- Telefon (växel): 029 525 0800
- E-post: kirjaamo.ara(at)ara.fi
Rätt till rättelse av uppgifter
Den registrerade har rätt att få felaktiga och felaktigt registrerade personuppgifter rättade. Den registrerade kan själv uppdatera informationen avseende ansökan om ordningsnummer genom att logga in i ordningsnummerregistret. Som ett alternativ kan en begäran om rättelse göras skriftligen till registrets kontaktperson. I rättelsebegäran ska den korrektionssökande informera om den felaktiga informationen samt den exakta ändringen eller kompletteringen. Identifiering av personen måste kunna styrkas.
Begränsningar i den registrerades rättigheter
I ordningsnummerregistret behandlas personuppgifter med stöd av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet. Därför har den registrerade inte rätt att kräva att hens personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och i regel inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av hens personuppgifter.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om hen anser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot EU:s dataskyddsförordning.
Dataombudsmannens byrås kontaktuppgifter
-
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
-
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
-
E-post: tietosuoja(at)om.fi
-
Telefonväxel: 029 566 6700
-
Registratorskontoret: 029 566 6768
Mer information om hur man gör en eventuell anmälan finns på dataombudsmannens byrås webbplats på adressen tietosuoja.fi.