Övervakningen av val av boende (myndighetsuppgift) ankommer på vederbörande kommun. Övervakningen av hyresbestämningen ankommer på ARA. Kommunen har lagstadgad rätt att av ägaren kräva uppgifter som utgör grund för valet av hyresgäster, varvid kommunen som övervakande myndighet har rätt att av samfunden få alla de handlingar som anknyter till övervakningen till påseende.
ARAs uppgift är att handleda kommuner och hyreshusägare i valet av hyresgäster och i genomförandet av samförvaltning (boendedemokrati).
Kommunens beslut om övervakningssätt
Kommunen ska besluta om det sätt den övervakar valet av hyresgäster (övervakningsbeslut) eller vid behov revidera sitt tidigare beslut. Med beslut om övervakningssätt avses kommunens beslut där man bestämmer vad som ska övervakas och hur det ska övervakas. Beslutet om övervakningssätt ges för kännedom till de samfund som äger statligt understödda hyresbostäder i kommunen.
Övervakningssätt
Övervakningen kan utföras som antingen förhands- eller efterbevakning och även som stickprov.
Vid förhandsbevakning görs besluten i skriftlig form. Kommunen bör också vid efterbevakning göra upp ett skriftligt beslut om övervakning. Ett godkännande beslut kan utgöras av ett godkännande som antecknats i en handling, som fastighetsägaren lämnat till kommunen, t.ex. en lista över belust om val av hyresgäst och som bestyrkts med underskrift.
Det rekommenderas att förhandsbevakning tillämpas exempelvis då aktören är en ny hyresbostadsproducent som utsetts till ett allmännyttigt samfund eller då ett nytt ARA-finansierat, för specialgrupper avsett byggnadsprojekt färdigställs. ARA rekommenderar att kommunen övervakar val av hyresgäster på förhand alltid då ägaren av särskilda eller tillfälliga skäl vill avvika från grunderna för val av hyresgäster.
Om efterbevakning tillämpas ska ägaren till hyreshuset skicka ett skriftligt beslut om val av hyresgäster till kommunen (lista över val av hyresgäster). Av listorna ska grunderna för valet framgå: bostadsbehovet och grad av brådska, förmögenhet och inkomster, hushållets storlek och storleken på bostaden som söks. Man ska utifrån uppgifterna från övervakningen kunna jämföra omständigheterna hos den som erhållit bostaden med andra sökanden, och därför ska ägaren skicka motsvarande uppgifter om de andra sökandena till kommunen på sådant sätt som anges i beslutet om övervakningssätt.
Om kommunen utför övervakningen i form av stickprov ska de val av hyresgäster som ska övervakas väljas från en tillräckligt lång tidsperiod. ARA rekommenderar en tidsperiod om minst en kalendermånad. Stickproven ska göras under minst två kalendermånader per år.
Övervakning av objekt för specialgrupper
I beslutet om övervakningssätt beslutar kommunen om övervakningen av objekt för specialgrupper; ska de övervakas i förhand, efterhand eller genom stickprov.
I objekt för specialgrupper, även bostäder i grupphem med effektiverat serviceboende, finns det hyresbostäder där grunderna för val av hyresgäster är desamma som i andra hyresbostäder som byggts med statligt stöd. Vid val av hyresgäst ska företräde ges åt bostadslösa och andra som är i mest brådskande behov av bostad, de minst bemedlade sökande och sökande med de lägsta inkomsterna på motsvarande sätt som i normala hyresbostäder.
Vid val av hyresgäster till objekt för specialgrupper ska man förutom att tillämpa de normala grunderna för val dessutom utreda behovet av serviceboende utifrån ett skriftligt läkarutlåtande eller ett skriftligt utlåtande av en annan sakkunnig inom området, till exempel en socialarbetare. Utlåtandet ska utöver sjukdomar och funktionsnedsättningar även beskriva sökandens fysiska, psykiska och kognitiva funktionsförmåga och om sökandens funktionsförmåga är i den grad nedsatt att han eller hon är i behov av serviceboende.
Vid bedömning av behovet av boende hos sökande som tillhör specialgrupper ska personen som väljer hyresgäst utreda om sökanden tillhör den specialgrupp som nämns i beslutet om understöd och att sökandens boende förutsätter mer stödtjänster än vanligt, om storleken på understödet för bostäder i specialgruppen i fråga är mer än 10 procent enligt ARAs beslut om understöd. Till denna understödsklass (10 procent) hör t.ex. vanliga student-, ungdoms- och seniorbostäder.
Förutom att utreda behovet av bostad ska man också utreda förmögenheten och inkomsterna för alla som söker bostäder för specialgrupper och därmed också för personer som ska placeras i bostäder i grupphem med effektiverat serviceboende. Detta är för att ta reda på om sökanden har tillräcklig förmögenhet och inkomster att ordna boende utan statligt stöd.
Prioritetsordningen mellan sökande bedöms som helhet baserat på de sökandes behov av bostad, förmögenhet och inkomster. Om de sökande är personer som har lika stort behov av boende, t.ex. om lika många personer med nedsatt funktionsförmåga söker vanligt serviceboende på basis av läkarutlåtanden, ges vid en jämförelse mellan de sökande företräde åt sökanden som har minst förmögenhet och lägst inkomst.
Vid de val av hyresgäster som samfundet presenterar för kommunen kan man ta hjälp av ARAs dokument beslut om val av hyresgäster. Följande bör framgå av valen av hyresgäster: bostadsökande, bostadsbehov (grad av brådska), förmögenhet och inkomster, hushållets storlek, storleken på bostaden som söks och grunden för beslutet. Utöver ovan nämnda uppgifter är det skäl att vid val av hyresgäster som tillhör specialgrupper övervaka hälsouppgifter och att sökanden tillhör en specialgrupp enligt ARAs beslut. Hälsouppgifterna kan också kontrolleras på plats, om kommunen inte vill ha läkarutlåtanden.
Avvikelse från förmögenhetsgränser
Med statsrådets förordning har det getts möjlighet att avvika något från grunderna för val av hyresgäst när det gäller förmögenhet, om det är fråga om att stödja sådant boende som av sociala eller hälsomässiga skäl är särskilt nödvändigt. Sökanden kan då placeras i ett serviceboende som finansierats med stöd från ARA oberoende av personens förmögenhet, om det på orten inte finns fritt finansierade servicehus och sökanden på grund av nedsatt funktionsförmåga inte förmår bo hemma med hjälp av enbart tjänster. Mer information om detta och om val av hyresgäster som tillhör specialgrupper finns att läsa i anvisningen för specialgrupper (ohje erityisryhmien asukasvalintaan, på finska)